Финансовые аспекты менеджмента проектов. План-фактный анализ

Введение

В предыдущей статье речь шла о составлении бюджетов бизнес-единиц и единого сводного бюджета. Претворив бюджет в жизнь, руководитель анализирует его исполнение и представляет результаты инвестору. Этому анализу посвящена данная статья, последняя статья в цикле о финансовых аспектах бизнеса в индустрии здоровья и красоты.

План-фактный анализ.

Кратко напомним о том, для чего нужен бюджет:

• Для контроля и регулирования всех финансово-хозяйственных процессов
• Для ведения управленческого учета
• Для сравнения и коррекции бизнес-плана
• Для долгосрочного планирования
• Для отчета инвестору и прочим кредиторам

Бюджет предполагает то, что после его составления, утверждения инвестором, бюджетным или кредитным комитетом, руководителем он должен быть исполнен к концу бюджетируемого периода. Таким образом, по окончании этого периода финансовый директор или менеджер стоит перед необходимостью составления фактического отчета об исполнении бюджета. Данный отчет выполняет следующие функции:

• Дает общую финансовую картину объекта или бизнеса, отвечает на главный вопрос – имеются ли ресурсы для дальнейшей деятельности
• Показывает, насколько грамотно был составлен – по полноте статей доходов и расходов, по анализу размера отклонений фактических статей от запланированных показателей
•  Представляет основу для планирования дальнейшей деятельности, т.е., для составления, коррекции или пересмотра бюджета на следующий период
• Дает материал для ведения управленческого учета и принятия основных управленческих решений, а именно: по себестоимости, по цене, по ресурсам

Для составления отчета об исполнении бюджета финансовому директору или менеджеру требуются первичные данные, получаемые из разных источников, которые должны быть сведены в единый отчет, аналогично планируемым показателям. Деятельность эта двояка – от ее исполнителя ждут как единый сводный отчет, так и отчеты по подразделениям или направлениям деятельности.

Анализ исполненного бюджета – такая же формализованная процедура, как и составление самого бюджета. Естественно предположить, что такой анализ плана и факта должен иметь место в кратчайшие возможные сроки после окончания бюджетируемого периода с тем, чтобы успеть внести коррективы в последующие бюджеты. Зачастую происходит так, что бюджеты составляются в сроки, после чего следует исполнение бюджета, однако анализ данного бюджета бывает готов тогда, когда уже поздно что-либо менять в планировании следующего периода, и так далее. Порочный круг продолжается в следующем периоде, и лисица, образно выражаясь, все ловит и ловит себя за хвост. Чтобы избежать этого, финансовый директор или менеджер должен иметь в виду следующее:

• Должен быть принят четкий график составления и утверждения бюджета
• Таким же четким, привязанным к определенным отчетным датам, должен быть график сбора первичных данных для составления фактического отчета об исполнении бюджета, которые поступают как от бухгалтерии, так и от производственных подразделений
• Далее необходим график составления отчетов об исполнении бюджетов по подразделениям и сводного отчета
• Впоследствии такой отчет должен быть утвержден ответственным лицом, которое и будет на его основании принимать решения

Представленный отчет о выполнении бюджета может иметь следующие последствия:

• Может привести к коррекции следующего за отчетным бюджета и всех документов последующих периодов, если найденные в нем отклонения будут признаны не случайными, а имеющим периодичный характер
• Может привести к коррекции бизнес-плана, если отклонения будут существенным образом влиять на основные параметры – доходность, рентабельность, срок окупаемости, размер инвестиций и т.д.
• Может вызвать к жизни необходимость срочного пересмотра основных текущих параметров – себестоимости (в случае ее отклонения от запланированных показателей на величину более 5-10%),  цены (в случае постоянного отклонения размера выручки от плановых показателей), размера оборотных средств (может возникнуть необходимость привлечения собственных средств инвестора или заемных средств)

Отчет об исполнении бюджета – не только финансовый документ, он характеризует и то, насколько  грамотно работает финансовый директор или менеджер, поэтому вдумчивый инвестор не оставляет данный документ без утверждения.

Основные параметры отчета, на которые всегда имеет смысл обратить внимание:

• Размер отклонений по статьям – расхождение плановых и фактических показателей более чем на 10-15% должно сопровождаться пояснением
• Отсутствие в отчете по факту целого ряда плановых статей также должно сопровождаться объяснением причин, по которым данный бюджет не был исполнен
• Появление в фактическом отчете ряда статей, не предусмотренных в плановом бюджете, не зависимо от того, доходы это или затраты
• Расхождение в итогах по подразделениям и в сводном бюджете в целом также требует понимания руководителем причин данного явления

При этом следует иметь в виду – не важно, в какую сторону зафиксированы те или иные отклонения, ухудшают или улучшают состояние объекта полученные результаты, они так или иначе должны получить адекватное экономическое истолкование. Иначе может случиться так, что периодическое колебание спроса будет истолковано как стойкое увеличение выручки, что впоследствии приведет к неоправданным доходным ожиданиям и к дефициту денежных средств на объекте к концу периода.

Таким образом, составление бюджетов и связанный с ним план-фактный анализ – суть главные финансовые процессы на объекте, поскольку именно на основании их результатов принимаются важнейшие управленческие решения в бизнесе. В то же время очевидно, что эти процессы венчают собой пирамиду более мелких финансовых расчетов и данных, приводящих к возникновению общей картины бизнеса и к пониманию методов управления и контроля.